V souvislosti s nabytím účinnosti Nařízení Evropského parlamentu a Rady EU o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen Nařízení), které vejde v platnost 25. května tohoto roku, se vyrojila řada otázek souvisejících s mechanismem ochrany osobních údajů. Personalisté, zástupci měst, obcí, školských zařízení, bank, neziskových a dalších subjektů jsou bombardováni více či méně znepokojivými zprávami o přísných požadavcích, které Nařízení zavádí.
Svaz Nové odbory proto uspořádal pro své členy školení, které vedl renomovaný expert, JUDr. Jaroslav Stránský. Ten vysvětlil, jakým způsobem se implementace nařízení dotkne především odborových organizací, ale také dalších subjektů. Základním požadavkem je vytvořit systém ochrany osobních údajů, a to tak, aby odpovídal reálným možnostem daného subjektu. Odborová organizace si musí především ujasnit, jaké údaje potřebuje, komu tyto údaje patří a především, proč je potřebuje. V této souvislosti byl lektorem zmíněn případ, kdy personalisté tvrdí, že sběr určitých dat (například telefonní číslo do zaměstnání) je historickou kontinuitou. Lektor upozornil, že pokud subjekt, který je Nařízením označen jako „správce“, tedy ten, kdo data sbírá, není schopen smysluplně doložit, k čemu data potřebuje, dopouští se pochybení.
V prostředí odborových organizací se stává, že část své agendy, především související s účetnictvím, vykonávají pomocí externí síly. Tento subjekt je Nařízením označen jako „zpracovatel“. Správce, tedy odborová organizace, je podle Nařízení povinen přesně definovat, jaká data, o kom a proč zpracovateli poskytuje a jakým způsobem je zajištěna ochrana těchto dat, jejich dostupnost a také mlčenlivost zpracovatele.
Zvláštní kapitolou jsou zásady zpracování, které se týkají vědomí, k čemu odborová organizace osobní data potřebuje a jak s nimi nakládá. Pod definici osobního údaje spadají nejen informace jako je jméno, rodné číslo, nebo číslo účtu, nýbrž i materiály typu fotografie nebo videa. Pokud odborová organizace provozuje vlastní webové stránky nebo některý z kanálů sociálních sítí, měla by si uvědomit, že uveřejněním fotografií například ze společných akcí zveřejňuje osobní údaj účastníků. V takovém případě by mělo být smluvně ošetřeno, že fotografovaní nebo natáčení lidé souhlasí nejen s pořízením záznamu, ale také s jeho zveřejněním.
Náš svaz si je vědom, že se tohoto důležitého školení nemohli zúčastnit zástupci všech členských odborových organizací, a proto vyhotoví Metodiku práce odborové organizace s ohledem na Nařízení Evropského parlamentu a Rady EU o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů.
Nezbytnou podmínkou pro naplnění litery Nařízení je vypracování závazného dokumentu, který bude reflektovat veškerá relevantní ustanovení Nařízení. Svaz Nové odbory proto, ve spolupráci s renomovaným odborníkem, připraví pro své členy Směrnici, která bude vycházet z Nařízení a bude tak plně funkčním nástrojem jeho plnění.
(SNO)